KVKK Aydınlatma Metni

1. Neden bu metni okuyorsunuz?

Size ticari bir e-posta gönderdiysek ya da göndermek üzereysek, bunu yapabilmek için kurumsal iletişim bilgilerinizi işliyoruz. Kanun, bunu yapmadan önce sizi bilgilendirmemizi zorunlu kılıyor. Bu metnin amacı tam olarak bu.

2. Veri sorumlusu kim?

Kişisel verileriniz, [şirket unvanı tanımlanmadı] tarafından, SmartSendBox (smartsendbox.com) platformu aracılığıyla işlenmektedir.

Platformu kullanan müşterilerimiz kendi listeleri bakımından ayrıca veri sorumlusu sıfatını taşır; SmartSendBox bu durumda onların talimatıyla veri işleyen olarak hareket eder.

3. Hangi verilerinizi işliyoruz?

Yalnızca ticari iletişim için gereken kadarını. Özel nitelikli kişisel veri (sağlık, din, biyometrik veri vb.) hiçbir şekilde toplanmaz ve işlenmez.

• Kimlik ve iletişim verisi: Ad soyad (varsa), görev/unvan (varsa), kurumsal e-posta adresi, firmaya ait telefon numarası ve adres bilgisi.
• Firma verisi: Ticari unvan, faaliyet alanı (sektör), bulunduğu şehir ve ülke, web sitesi adresi.
• İşlem güvenliği verisi: Gönderilen iletinin tarihi, konusu ve teslim durumu; iletiyi almak istemediğinizi bildirdiyseniz bu tercihiniz.

4. Bu bilgileri nereden aldık?

Verileriniz sizden doğrudan talep edilmeden, otomatik yöntemlerle kamuya açık kaynaklardan toplanmıştır. Satın alınmış liste kullanmıyoruz; kapalı devre veri tabanlarından, sızdırılmış listelerden ya da üçüncü kişilerin izinsiz paylaştığı kayıtlardan veri almıyoruz.

• Firmaların kendi internet siteleri ve iletişim sayfaları
• Kamuya açık işletme rehberleri ve harita servisleri
• Firmanın kamuya açık şekilde yayımladığı kurumsal iletişim bilgileri

Toplanan adreslerin teknik geçerliliği gönderim öncesinde doğrulanır; çalışmayan ve tekrar eden kayıtlar silinir.

5. Hangi amaçla işliyoruz?

• Ürün ve hizmetlerimizin ticari tanıtımını yapmak, iş birliği teklifinde bulunmak
• İlettiğiniz talep ve şikâyetleri karşılamak, sizinle iletişim kurmak
• İleti almak istemediğinizi bildirmeniz hâlinde bunu kayıt altına alıp tekrar ileti gönderilmesini engellemek
• Gönderim kayıtlarını mevzuatın öngördüğü süre boyunca saklamak

6. Hukuki sebebimiz ne?

Kurumsal iletişim verileriniz, KVKK m.5/2-(f) uyarınca “ilgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması” hukuki sebebine dayanılarak işlenmektedir.

Bu değerlendirmede şunları esas alıyoruz: iletişim yalnızca kurumsal adreslere ve ticari faaliyet kapsamında yapılıyor, işlenen veri asgari düzeyde tutuluyor, her iletide ayrılma imkânı sunuluyor ve ayrılma talebi geciktirilmeden uygulanıyor.

İleti almak istemediğinizi bildirmeniz hâlinde meşru menfaat dengesi sizin lehinize değişir ve iletişim durdurulur. Bu tercihiniz, tekrar ileti gönderilmesini önlemek amacıyla kayıt altında tutulur.

7. Kimlerle paylaşıyoruz?

Verileriniz pazarlama amacıyla üçüncü kişilere satılmaz, kiralanmaz ve devredilmez. Yalnızca hizmetin işleyişi için zorunlu olan tedarikçilerle, sözleşmesel gizlilik yükümlülüğü altında paylaşılır:

• Sunucu ve veri tabanı barındırma hizmeti sağlayıcıları
• E-posta gönderim altyapısı sağlayıcıları
• Kamuya açık firma bilgilerinin derlenmesinde kullanılan veri sağlayıcılar
• Yasal bir talep hâlinde yetkili kamu kurum ve kuruluşları

Bu sağlayıcıların bir kısmının sunucuları yurt dışında bulunabilir; bu hâlde aktarım KVKK’nın yurt dışına aktarıma ilişkin hükümleri çerçevesinde yapılır.

8. Ne kadar süre saklıyoruz?

• İletişim verileri: ticari iletişimin sürdüğü süre boyunca
• Ayrılma (ret) kayıtları: süresiz — bu kaydı silmek, size tekrar ileti gitmesine yol açardı
• Gönderim kayıtları: mevzuatın öngördüğü saklama süresi boyunca
• Talebiniz üzerine silme: kanunda saklama zorunluluğu bulunmayan veriler silinir veya anonim hâle getirilir

9. Haklarınız neler?

KVKK m.11 uyarınca veri sorumlusuna başvurarak şunları talep edebilirsiniz:

• Kişisel verinizin işlenip işlenmediğini öğrenme
• İşlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme
• İşlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme
• Yurt içinde veya yurt dışında verinin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme
• Eksik veya yanlış işlenmişse düzeltilmesini isteme
• Kanundaki şartlar çerçevesinde silinmesini veya yok edilmesini isteme
• Düzeltme, silme ve yok etme işlemlerinin verinin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme
• Münhasıran otomatik sistemlerle analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonuç doğmasına itiraz etme
• Kanuna aykırı işleme sebebiyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme

10. Nasıl başvurursunuz?

Taleplerinizi destek@smartsendbox.com adresine iletebilirsiniz. Başvurunuz, Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ uyarınca en geç 30 gün içinde sonuçlandırılır.

Yalnızca listeden çıkmak istiyorsanız başvuruya gerek yok: aldığınız iletinin altındaki “listeden çık” bağlantısına tıklamanız ya da iletiyi yanıtlamanız yeterli. Çıkış talebi anında işlenir.

Diğer metinler: Gizlilik Politikası · Kullanım Koşulları