Mailleriniz neden spam’e düşüyor? 12 sebep ve tek tek çözümü

Bir mailin spam klasörüne düşmesi tek bir hatanın sonucu değildir. Alıcı tarafındaki sağlayıcı — Gmail, Outlook, kurumsal bir sunucu — gelen her mesaj için bir puan hesaplar. Bu puanın bir kısmı kimlik (mail gerçekten iddia ettiği yerden mi geliyor), bir kısmı geçmiş (bu gönderenden daha önce ne geldi, insanlar nasıl tepki verdi), küçük bir kısmı da içerik ile ilgilidir.

Çoğu firma yalnızca üçüncüsüyle uğraşır: kelimeleri değiştirir, “ücretsiz” yazmaz, emoji siler. Oysa ilk ikisi düzeltilmeden içerikle oynamak sonucu değiştirmez.

1. SPF, DKIM veya DMARC kaydı eksik

Bu üç DNS kaydı, mailin gerçekten sizin alan adınızdan gönderildiğini kanıtlar. Şubat 2024’ten itibaren Gmail ve Yahoo, günde 5.000’in üzerinde mesaj gönderenler için bunları zorunlu tuttu; Microsoft aynı yönde bir kural yayımladı. Kayıt eksikse mailiniz daha içeriğine bakılmadan elenir.

2. Yeni alan adından ısınmadan yüksek hacim

Yeni açılmış bir alan adının sağlayıcılar nezdinde hiçbir geçmişi yoktur. Böyle bir adresten ilk gün 300 mail çıkması, normal bir insanın davranışına benzemez. Sağlayıcı bunu toplu gönderim olarak işaretler ve alan adını daha ilk günden şüpheli listesine alır.

Buradaki yaygın yanılgı, çözümün “daha az mail göndermek” olduğunu sanmaktır. Çözüm hacmi kısmak değil, hacme yavaş çıkmaktır. İlk gün 5, ertesi gün 10, sonraki 15 mail şeklinde ilerleyen bir tempo sağlayıcıya “buradan düzenli ve makul miktarda mail çıkıyor” sinyali verir.

Daha fazla hacim gerektiğinde tek kutuyu zorlamak yerine yeni posta kutusu eklenir. Yeni eklenen her kutu kendi birinci gününden başlamalıdır; eskilerin kademesine atlarsa ilk gününde yanar.

3. Spam şikâyet oranı eşiğin üstünde

Google’ın yayımladığı eşik nettir: spam şikâyet oranı %0,3’ün altında tutulmalı, tercihen %0,1’in altında kalmalıdır. Bu, bin mailde üç kişinin “spam” düğmesine basması demektir — sanıldığından çok daha dar bir marj.

Şikâyet oranını yükselten şey genelde kötü niyet değil, çaresizliktir: listeden çıkamayan bir alıcının elindeki tek düğme spam düğmesidir.

4. Çıkma bağlantısı yok ya da çalışmıyor

Her ticari mailde tek tıkla listeden çıkma imkânı olmalı; hem görünür bir bağlantı hem de RFC 8058 uyumlu `List-Unsubscribe` başlığı. Bu yalnızca mevzuat gereği değil, teknik bir korumadır: spam şikâyeti, listeden çıkıştan kat kat pahalıdır.

5. Liste satın alınmış ya da eski

Satılan listelerdeki adreslerin önemli bir kısmı kapanmıştır ve bir kısmı spam tuzağıdır — sağlayıcıların, listesini izinsiz derleyenleri yakalamak için kullandığı, hiç kimseye ait olmayan adresler. Bir spam tuzağına mail göndermek, alan adı itibarını tek seferde ciddi biçimde düşürür.

Listenin taze ve kamuya açık kurumsal kaynaklardan çıkarılmış olması, hem hukuki hem teknik açıdan farklı bir zemindir. Konunun hukuki tarafı için KVKK ve ticari e-posta yazısına bakabilirsiniz.

6. Geri dönen (bounce) oranı yüksek

Var olmayan adreslere gönderim, sağlayıcıya listenizin doğrulanmadığını söyler. Kalıcı geri dönüş oranının %2’nin altında tutulması genel kabul gören bir hedeftir. Listeye eklenmeden önce adreslerin teknik geçerliliğinin kontrol edilmesi bu oranı büyük ölçüde düşürür.

7. Gönderen adı ile adres uyuşmuyor

`ismail@firmaniz.com` adresinden çıkan bir mailin üstünde “Volkan” yazıyorsa, hem alıcı için tutarsızdır hem de filtreler için zayıf bir sinyaldir. Her gönderen adres kendi adıyla göndermelidir.

Aynı şekilde tek kelimelik, kurumsuz bir gönderen adı (“Volkan”) kurumsal görünmez. “Volkan — Firma Adı” biçimi hem tanınır hem de daha az şüphe uyandırır.

8. Mail çok uzun

Yirmi satırlık bir soğuk mail iki ayrı sebeple zarar verir: okunmaz ve spam puanını yükseltir. Aynı şeyi anlatan 10-12 satırlık bir metin her iki tarafta da daha iyi sonuç verir.

9. Tek bir mailde çok fazla bağlantı ve görsel

Soğuk mailde amaç bir kataloğu göstermek değil, cevap almaktır. Çok sayıda bağlantı, takip pikseli ve büyük görseller içeren bir mail pazarlama bülteni gibi görünür ve öyle sınıflandırılır. Sade metin, soğuk gönderimde neredeyse her zaman daha iyidir.

10. Gönderim düzensiz

Üç gün hiç mail göndermeyip dördüncü gün üç günün birikmişini birden göndermek, düzenli günlük gönderimden daha risklidir. Sağlayıcılar düzeni sever. Gönderimin her gün, belirli bir pencerede ve kutular arasında dağıtılarak yapılması bu yüzden önemlidir.

11. Doldurulmamış değişken ya da yer tutucu

Alıcıya `{{firma}}` ya da `[buraya sektörü yazın]` şeklinde bir metin ulaştığında bu, filtreler için toplu şablon gönderiminin en açık kanıtıdır — ve alıcı için de öyledir. Bu hata genellikle şablon değişip gönderim kodu henüz güncellenmediğinde ortaya çıkar.

12. Ortak IP havuzundan gönderim

Ucuz gönderim servislerinde IP adresi yüzlerce müşteriyle paylaşılır. Aynı havuzdaki başka bir gönderenin kötü davranışı sizin teslim oranınızı düşürür ve yapabileceğiniz hiçbir şey yoktur. Kendi alan adınızdan, kendi kimliğinizle gönderim yapmak bu riski ortadan kaldırır.

Sıralama: önce hangisini düzeltmeli?

1. 1SPF, DKIM ve DMARC kayıtlarını tamamlayın. Bunlar olmadan diğer hiçbir iyileştirme sonucu değiştirmez.
2. 2Gönderimi ısınma temposuna alın ve her posta kutusunun kendi kademesinden başladığından emin olun.
3. 3Çıkma bağlantısının çalıştığını gerçek bir mail üzerinden tıklayarak doğrulayın.
4. 4Listeyi süzün: e-postası olmayanları, geçersizleri ve daha önce çıkmış olanları ayıklayın.
5. 5Metni kısaltın, gönderen adını düzeltin, bağlantı sayısını azaltın.

Bu sırayı bozmak yaygın bir hatadır. Metinle uğraşan bir firma haftalarca sonuç alamaz, çünkü sorun hiçbir zaman metin değildir.